Cách viết email hiệu quả

Cách viết email hiệu quả
Sử dụng thư điện tử - email - là một cách rất nhanh chóng và thuận tiện để liên lạc, đặc biệt trong kinh doanh. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo và tận dụng được tính ưu việt của email. Những mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn viết email tốt hơn và nhanh hơn. 
Các phần của một bức thư điện tử
·        Lời chào 
·        Câu mở đầu 
·        Nội dung thư 
·        Phần kết 
·        Kính thư 
·        Chữ ký 
Chủ đề email có vai trò quan trọng trong việc định hướng nội dung chính của email. Do vậy, chủ đề phải ngắn gọn, súc tích và truyền tải được thông tin chính.
Chủ đề tốt 
Invitation to the ABC Conference, Nov 2009
Application for Account Manager Position #413 – Jane Smith CV
Agenda for the meeting on Monday, 10am
Party Invitation for John, Sally and Martin
Updates on the building plans
Meeting scheduled for Oct 15, Thursday @ 10am
Great craft ideas using recyclable materials
Chủ đề không tốt 
[blank]
Hi, Hello, How are you?
First line of the email message
Words to avoid: Help, Percent Off, Reminder, Free
Lời chào: chú ý không viết sai tên!
·     Dear [tên],
·     Hi [tên], 
·     Hi,
·     Hello [tên],  
·     Hello,
·     To whom it may concern, 
Câu mở đầu: 
·         Following our phone conversation, I am sending you…
·     Attached please find the documents you requested regarding…
·     In regards to the upcoming pilot program, I have listed below the tasks and deadlines that need to be completed.
·     Further to our last discussion, I would like to bring to your attention the following issues:
·     As we agreed, there will not be …
·     Please reconsider our proposal for …
·     In response to your job post for Marketing Director, please find below a brief overview of my skills. I have also attached my CV for your review.
Nội dung thư: ghi cụ thể chi tiết nội dung và những yêu cầu cần thiết
·     Here is the detailed list:
·     In addition to the attached agenda, please click on this link  
·     To register for the online event, please go to...
Phần kết:
·         I look forward to your reply.
·    Thank you for the time you have taken to review my candidacy for the position.
·    Please don’t hesitate to contact me with any questions or concerns you may have.
·    Thank you, in advance, for your time.
·    I await receipt of the information we discussed.
·    Please forward me the exact information.
Kính thư: 
·      Sincerely,
·    Thank you,
·    Best Regards,
·    Thanks,
Chữ ký: ghi rõ tên, chức danh, công ty và thông tin liên lạc 
·    Tên 
·    Chức danh, tên công ty
·    Địa chỉ Email
·    Số điện thoại/ số Fax 
·    Địa chỉ Website
Những chức năng sau có thể giúp ích bạn rất nhiều trong quá trình soạn và gửi email. 
Spelling: Bạn có thể nhấn F7 để kiểm tra các lỗi chính tả, ngắt câu và ngữ pháp trước khi nhấn nút Send để gửi đi. 
Insert: Bạn có thể dùng chức năng này để chèn tranh ảnh, đính kèm file tài liệu hoặc đường dẫn. Bạn nên: 
·       Để cỡ file nhỏ 
·    Nén file nếu dung lượng file lớn hoặc phải gửi nhiều file cùng một lúc 
·    Khi trả lời thư, lưu ý không gửi lại file đính kèm một lần nữa
·    Sử dụng các đường dẫn với những file được lưu online hoặc trong các thư mục chia sẻ 
Options: Sử dụng Option (chọn Read Receipt) bạn có thể chắc chắn email được gửi đến đúng địa chỉ.
Reply to All: Chức năng này giúp bạn có thể trả lời cho tất cả những người có liên quan. Tuy nhiên hãy dừng lại và cân nhắc trước khi gửi đi, đôi khi bạn chỉ cần gửi cho một vài người thôi. 
Chú ý:
·       Viết câu chủ đề ngắn gọn, đủ ý. Tránh lặp lại trong dòng đầu tiên của nội dung thư
·    Nội dung tập trung vào vấn đề chính và dễ hiểu 
·    Tránh đính kèm quá nhiều file 
·    Hãy lịch sự, tôn trọng và biết kiềm chế
·    Hãy đọc lại, kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và ngắt câu
·    Hãy chuyên nghiệp trong công việc, và thân mật với bạn bè. Không sử dụng hòm thư cá nhân trong công việc
·    Trả lời nhanh chóng
·    Dùng định dạng đơn giản, không dùng nền, hình ảnh tĩnh hoặc phông chữ đặc biệt 
Email mẫu 
Thư cảm ơn (sau phỏng vấn) 
Dear Mr./Ms. Last Name: 
It was very nice to speak with you today about the sales position at the ABC Organization. The job seems to be an excellent match for my skills and interests. The self-confident and aggressive characteristic requirements you described needed for this position confirmed my desire to work with you. 
In addition to my experience, I will bring to the position assertiveness and the skills to motivate others to work cooperatively as a team. 
I appreciate the time you took to interview me. I am very interested in working for you and look forward to hearing from you regarding this position. 
Sincerely, Your Name Email Address Address Phone Number 
Thư xin việc
Dear Hiring Manager,
I saw your job posting for a graphic designer in the ABC site.
In my position as Media Director for XYZ Company, I headed several projects for website design, the company intranet portal, product brochure design, print and media advertisement as well as newsletters for our customer subscribers. 
I also have extensive experience in both the planning and design of all graphic related projects. I believe I  would be an ideal match for the position advertised. I have attached my resume and below are some sample websites that I have designed, for your review:
URLURLURL 
If relevant, I can send additional samples of work for your review. If I can provide you with any further information on my background and qualifications, please let me know. 
I look forward to hearing from you. Thank you for your consideration. 
Best Regards,
Your NameEmail AddressAddressURL Phone Number 
Thư yêu cầu cập nhật thông tin 
Hi Jane,
Please update me on the status of the project timelines?  
Last week you mentioned that you were waiting for Sam to send you the development timeline and that you were working on communication and planning documents (including timelines) for the project.  I am planning for the project in Asia Pacific and need these dates to initiate discussion with the countries.  The pilot will be a topic of discussion on our weekly status calls next week. 
Your assistance in getting this information as soon as possible is appreciated.
Thanks,Robert