Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần2

 Bài 1 - Introduction about email & its 
context (Giới thiệu về email & phạm vi 
của email) –phần2 
QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU) 
Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử 
khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã được đề cập 
đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập. 
Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng: 
 yes 
Các bạn nên trả lời như sau: 
> Did you get all of the left-handed 
thromblemeisters 
 > that you needed? 
 yes 
Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để 
trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên những phần 
mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng 
những quy ước khác nhau. 
Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được 
dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải trích dẫn 
những phần của bức thư điện tử trước. Điều đó là cần 
thiết. Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận 
được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi 
từ hôm thứ sáu và đã không nhớ rõ nội dung nữa thì các 
bạn sẽ thấy bất tiện thế nào. Các bạn hãy thử đặt mình 
vào vị trí ấy và quan sát phần nội dung sau: 
I talked to them about it the other day, 
and they want to see the other one 
before they make up their minds. 
Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ 
thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã gửi xem 
mình đã hỏi gì. Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời 
gian. 
Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức e-
mail như sau: 
 > I've got the price quote for the Cobra 
subassembly 
 > ready; as soon as I get a decision on the 
> thromblemeister selection, I'll be ready to 
go. 
> Have you talked to the thermo guys about 
whether 
> they are ready to go with the left-handed 
thrombo or 
> do they want to wait and check out the 
right-handed 
 > one first? 
I talked to them about it the other day, and 
they want to see the other one before they 
make up their minds. 
Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với 
phần đưa ra trước đó. Tuy nhiên các bạn có thể nhận thấy 
nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng. Ba dòng đầu 
tiên không có mối tương quan nào với câu trả lời cả nên 
chúng ta có thể lược bỏ chúng. 
 Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những 
phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến. 
Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như 
sau là đủ: 
> Have you talked to the thermo guys 
about whether 
> they are ready to go with the left-handed 
thrombo or 
> do they want to wait and check out the 
right-handed 
 > one first? 
I talked to them about it the other day, and 
they want to see 
the other one before they make up their 
minds. 
Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành 
thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu, các bạn có 
thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới 
phần trả lời của các bạn. Nếu các bạn để như vậy người 
đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã 
hiểu phần nội dung mà bạn trả lời. 
REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ) 
Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề 
cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới có thể hiểu 
được phần trả lời. Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng 
nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn. 
Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn 
vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên. Nếu chúng không 
thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách 
rõ ràng trong phần e-mail các bạn hãy chuyển chúng 
thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc 
làm người đọc thấy hoang mang. 
Ví 
dụ 
> Have you talked to the thermo guys 
[about which handedness 
> they want]? 
I talked to the thermo group on 
Wednesday, and they think the left-handed 
thromblemeister will probably work, but 
they want to evaluate the right-handed unit 
before they make up their minds. 
Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn. Và, vì phần 
trả lời đã bao gồm cả những phần giải thích ngầm và rõ 
ràng từ bức thư điện tử ban đầu nên các bạn cũng nên 
trích dẫn cả những phần tư liệu thiếu rõ ràng. Trả lời theo 
cách như vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong 
phần thân của thư và giúp người nhận dễ hiểu hơn. Tuy 
nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn 
một bức thư điện tử. 
SUMMARY (TÓM TẮT) 
Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các 
bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng người đọc 
chưa chắc đã hiểu. Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa 
họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng bằng cách: 
 * Đưa ra những dòng chủ đề hữu ích 
* Tránh sử dụng đại từ ở ba dòng đầu tiên 
của thư 
* Trích dẫn phần thư gửi trước để người 
nhận dễ hiểu