Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1) 
 Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế 
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận 
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng 
và tính chất thông tin đa dạng. 
I. Đặc điểm của e-mail 
1. Cách trình bày đơn giản 
Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế 
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận 
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng 
và tính chất thông tin đa dạng. 
2. Cách lưu trữ dữ liệu 
Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và 
phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn. 
3. Chi phí 
Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày 
càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít 
hay nhiều. 
4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người 
Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi 
họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng 
CC. 
5. Hình thức văn bản 
Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với 
ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết 
cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện 
cho việc đọc trên màn hình máy vi tính … 
II. Cách viết e-mail 
Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật 
Đối với hình thức e-mail trang trọng: 
1. CC, BCC, Return Receipt 
To: địa chỉ của người nhận e-mail. 
CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của 
người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, 
người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của 
nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan. 
BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC 
hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này. 
Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc 
của người nhận. 
Attachment: Tài liệu kèm theo. 
Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã 
nhận được e-mail. 
2. Subject 
Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để 
hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước. 
Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng 
trong nội dung. 
Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý 
muốn “Reply”. 
Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết. 
3. Thể hiện sự tôn trọng 
Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không 
dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc 
John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John. 
Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như 
Dear Pat Joners. 
Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không 
thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên. 
Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ. 
Dear Sir / Madam 
Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau: 
Dear Customer Service 
Dear Human Resources Manager 
Dear Marketing Director 
Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi. 
Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng 
Dr. (Dr. Franklin) 
4. Phần nội dung 
Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải 
thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail. 
Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi. 
Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi 
thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan 
trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ 
ràng. 
Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn 
trong việc đọc nắm ý. 
Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch 
sự.