Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần1

Bài 1 - Introduction about email & its 
context (Giới thiệu về email & phạm vi 
của email) –phần1 
INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL) 
 Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic 
mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao, không chỉ bởi 
các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể. 
Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng 
nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn công sức hơn 
viết thư tay. Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối 
mạng, một chút thời gian để soạn email, sau khi ấn nút 
"send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong 
một khoảng thời gian rất ngắn. Điều đó tiện lợi hơn rất 
nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều 
thời gian cũng như công sức để hoàn thành một bức thư 
tay. 
Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải 
dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư. Có khá nhiều 
trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư 
thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè thì ngại đi mua 
tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi 
hoặc một thời gian sau mới gửi. Nhưng với việc viết e-
mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra. 
 Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những 
phương tiện truyền thông khác như điện thoại hay FAX thì 
sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên 
diễn đàn, kết luận được đưa ra rằng e-mail khó bị xâm 
phạm hơn điện thoại, chính vì vậy e-mail giúp các bạn bảo 
mật thông tin khá hiệu quả. 
Bên cạnh đó e-mail dễ sử dụng hơn FAX, các bạn chỉ cần 
thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể gửi thư điện tử 
trong khi rất nhiều người than phiền về độ phiền phức và 
rắc rối khi sử dụng FAX. 
Chính bởi những ưu điểm trên e-mail ngày càng được sử 
dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Cụ thể, năm 1998 ước 
tính có khoảng 30% những người đã trưởng thành ở Hoa 
Kỳ và Canada sử dụng mạng Internet. Nhưng đến năm 
2007, dự án "Pew Internet and American Life" đã làm điều 
tra và đưa ra kết quả 73% người đã trưởng thành ở Hoa 
Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet. Hầu hết 
những người đó đều sử dụng thư điện tử. 
Tuy nhiên, điều đáng buồn là ở thế kỷ 21, khi việc sử 
dụng e-mail đã trở thành thói quen không thể thiếu, vẫn có 
một số lượng lớn những người gặp phải những điều rủi ro 
trong khi dùng e-mail chỉ bởi họ không hiểu rõ và không 
biết cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với 
loại phương tiện thông tin liên lạc mới này. 
Chính vì vậy bài giảng hôm nay sẽ giúp các bạn tránh 
mắc phải những lỗi không đáng có khi sử dụng e-mail. 
Tuy nhiên bài giảng sẽ không chỉ cho các bạn cách thức 
để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh mà sẽ tập trung 
vào việc giới thiệu cho các bạn nội dung của một bức thư 
điện tử, hướng dẫn cho các bạn cách truyền đạt những 
điều bạn muốn nói. Những phần hướng dẫn được được 
đưa ra sẽ rất ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả. 
Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán, 
giáo điều. Có thể sẽ có những người không đồng tình với 
một số điểm mà bài giảng đưa ra. Tuy nhiên nếu lúc nào 
cũng chỉ có một đáp án đúng thì việc đưa ra những chỉ 
dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa. Hy 
vọng rằng, phần hướng dẫn này có thể giúp các bạn đánh 
giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối 
đa tính hiệu quả của e-mail. 
Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu 
để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về cấu trúc 
của e-mail. Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và 
phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một bức thư điện 
tử. 
Date: Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT THE 
HEADER To: htarlek@tweedledumb.com 
From: 
vbassoon@buyordye.com (Vital 
Bassoon) 
Subject: An incorrect shipment. 
AGAIN! 
Cc: 
acarlson@tweedledumb.com 
Herb, THE BODY 
Those Neanderthals in your 
Shipping department have done 
it again! This time they sent me 
5 skids of "Wavy Locks" perm 
lotion instead of 5 boxes of 
"Wavy Lay's" potato chips! 
Either you hire people with at 
least a double-digit IQ, or I'll find 
a new distributor!!! 
Vital Bassoon THE 
Buy or Dye Convenience Store 
and Hair Salon 
Toad Suck, Arkansas 
"At Intel, quality is job 
0.9999992362" 
SIGNATURE 
Phần chú thích: 
 THE 
HEADER: 
PHẦN TIÊU ĐỀ 
 Date: Ngày, tháng các bạn viết e-mail 
 To: Những địa chỉ e-mail của người 
nhận (Một bức thư điện tử có thể 
gửi cùng lúc cho nhiều người) 
 From: Địa chỉ e-mail của người gửi 
 Subject: Phần tiêu đề. Phần này thường 
chỉ dài một dòng, nói gắn gọn nội 
dung chính các bạn sẽ đề cập 
đến trong bức thư điện tử. 
Phần này rất quan trọng bởi hầu 
hết những người bận rộn đều 
căn cứ vào phần tiêu đề để quyết 
định xem có đọc bức e-mail đó 
hay không. 
Chính vì vậy các bạn hãy đảm 
bảo rằng phần tiêu đề của bức e-
mail hội tụ đủ thông tin cần thiết 
để người nhận thư sẽ không bỏ 
qua. 
 Cc: Đây là phần thông tin báo cho 
người nhận thư điện tử biết địa 
chỉ e-mail của người sẽ nhận 
được bản sao của bức e-mail 
này. 
Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị, 
dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt của từ 
REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu 
cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm. 
Ví 
dụ 
 Subject: REQ: turn in thrombos 
Pat's call for a left-handed 
thromblemeister 
turned up 12 functional lefties that were 
lying around people's offices unused. 
Please 
take a moment to look around your area 
for 
thromblemeisters (rightie *or* leftie) that 
you 
are no longer using, and get them back to 
Chris. 
Ngoải ra, nếu các bạn đưa ra những thông tin không khần 
cấp hoặc không cần người nhận e-mail phải trả lời thì các 
bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề bằng FYI, phần viết tắt 
của FOR YOUR INFORMATION (THÔNG BÁO CHO 
BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải 
vội vàng hay quá tập trung. 
Ví 
dụ 
 Subject: FYI: donuts in break room 
The donut fairy left a dozen doughnuts in 
the 
downstairs break room. First come, first 
served! 
INFORMATION, PLEASE (XIN THÔNG TIN CỦA NGƯỜI 
NHẬN) 
Để có thể tự giúp chính mình, các bạn hãy lưu ý không 
nên dùng từ "information" (thông tin) ở dòng chủ đề (và 
nếu có thể ngay cả trong phần thân của bức thư điện tử 
các bạn cũng không nên sử dụng). Bởi đây là một khái 
niệm khá chung chung gây nghi ngờ và khó khăn cho 
người nhận thư trong việc cung cấp thông tin cho bạn. 
Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn. 
Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at 
Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với dòng chủ 
đề và nội dung như sau. 
 Subject: information 
Please send me information about UIUC 
(University of Illinois at Urbana-
Champaign.) 
Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được 
bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh mối nào 
về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển 
sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học hoặc số 
lượng những tòa nhà trong trường? 
 Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail 
đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người 
gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy 
hay qua file. Việc gửi một bức thư điện tử như vậy chỉ gây 
rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình. Chính vì 
vậy các bạn hãy lưu ý để rút kinh nghiệm. 
Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả 
hơn hẳn. 
 Subject: UIUC history 
Are there any Web pages about the history 
of the UIUC (University of Illinois at Urbana-
Champaign.)